Vad är en inkassoavgift?

Som företagare är det tyvärr inte ovanligt att kunder inte betalar i tid. När en faktura blir obetald kan inkasso vara ett professionellt och effektivt sätt att få betalt, men då tillkommer kostnader i form av inkassoavgifter. De flesta av dessa kostnader läggs dock på gäldenären och betalas inte av dig.  

Det är ändå viktigt att förstå dessa avgifter, vilka regler som gäller och hur man hanterar kunddialogen. Allt det och mycket mer går vi igenom här.  

‍

Vad är en inkassoavgift?

Inkassoavgift är en kostnad som läggs på skulden när en fordran går vidare till inkasso, alltså när du som fordringsägare anlitar en inkassopartner för att driva in en obetald faktura. Avgiften ska täcka de administrativa kostnader som uppstår i inkassoprocessen och kan påverka det totala beloppet som din kund slutligen måste betala.

‍

De vanligaste typerna av inkassoavgifter

Det finns flera olika avgifter som kan uppstå i samband med inkasso:

• Påminnelseavgift
  En påminnelseavgift är den avgift som kan tas ut när en betalningspåminnelse skickas efter att fakturans förfallodatum passerat. För att avgiften ska vara giltig måste den vara avtalad i förväg, exempelvis i allmänna villkor eller på fakturan. I Sverige är den maximalt tillåtna påminnelseavgiften 60 kronor per påminnelse. Syftet är att täcka administrativa kostnader för att hantera sena betalningar.  

• Inkassokravsavgift
  När fordran lämnas vidare till inkasso skickas ett inkassokrav, och då har borgenären rätt att ta ut en inkassokostnad. Denna avgift är reglerad i inkassolagen och är i dagsläget maximalt 180 kronor. Avgiften ska täcka kostnader för att upprätta och skicka inkassokravet samt administration av ärendet. Det är viktigt att inkassokravet uppfyller vissa formella krav, annars riskerar avgiften att inte vara giltig.  

• Dröjsmålsränta
  Dröjsmålsränta är inte en inkassoavgift i strikt mening, men är en viktig del av den totala kostnaden vid sen betalning. Räntan börjar löpa från dagen efter förfallodatum om det är avtalat, eller enligt räntelagen om inget annat överenskommits. Enligt räntelagen har företag rätt att ta ut referensräntan plus åtta procentenheter.  

• Ersättning för upprättande av amorteringsplan
  Om gäldenären inte har möjlighet att betala hela skulden på en gång kan en avbetalningsplan upprättas. För att upprätta en sådan plan tas en lagstadgad avgift ut, f.n 170 kr. Utöver detta tillkommer en administrativ avgift, f.n 60 kr per delbetalning. Samtliga arvoden är momspliktiga, vilket innebär att moms tillkommer och betalas av kunden.

• Ansökningsavgifter och myndighetskostnader
  Om skulden inte betalas trots inkassokrav kan ärendet gå vidare till Kronofogden. Då tillkommer ansökningsavgifter och eventuella ytterligare kostnader kopplade till handläggning, betalningsföreläggande eller verkställighet. Dessa avgifter är fastställda av myndigheten och läggs normalt på skulden. I ett senare skede kan även kostnader för domstolsprocess uppstå om ärendet bestrids.

‍

När är en inkassoavgift laglig?

För att du ska ha rätt att ta ut inkassoavgifter måste vissa grundläggande krav vara uppfyllda. För det första måste fakturan förfallit, alltså passerat sitt inbetalningsdatum. Likaså måste din kund fått möjlighet att betala innan ärendet går vidare till inkasso.

För det andra får fordran inte vara tvistig. Om kunden har framfört en saklig invändning mot fakturan behöver tvisten hanteras innan inkasso kan bli aktuellt. Behöver du hjälp med att hantera en tvist erbjuder vi trygg juridisk rådgivning.

Ett korrekt inkassokrav ska tydligt ange:

• Vem som är fordringsägare
• Vad skulden avser och beloppets storlek
• Ränta och avgifter, specificerade var för sig
• Sista betalningsdatum och information om vidare åtgärder

När dessa krav är uppfyllda och processen sköts korrekt har du rätt att ta ut inkassoavgift.

‍

Inkassoavgift och bokföring

För dig som företagare är det viktigt att hantera inkassoavgifter korrekt även i bokföringen. När du tar ut en inkassoavgift från en kund är det en ersättning för administrativa kostnader och ska bokföras som en intäkt när den är berättigad och har debiterats i samband med inkassokravet. Det är viktigt att du håller isär inkassoavgiften från huvudfordran (själva fakturabeloppet) och eventuell dröjsmålsränta, så att din redovisning blir tydlig och korrekt.

Om du i stället anlitar ett externt inkassobolag uppstår en kostnad för inkassotjänsten. Den bokför du normalt som en rörelsekostnad. Om kostnaden sedan vidaredebiteras kunden enligt gällande regler ska du säkerställa att endast lagstadgade och tillåtna avgifter tas upp som fordran.

Du behöver också göra en bedömning av om kundfordran är osäker. Om det finns risk att du inte får betalt kan du behöva göra en nedskrivning enligt god redovisningssed. Inkassoprocessen påverkar alltså inte bara ditt kassaflöde utan även hur dina kundfordringar värderas i balansräkningen.

‍

Är inkassoavgiften avdragsgill?

I normalfallet är inkassokostnader avdragsgilla i näringsverksamheten. Om du anlitar ett inkassobolag för att driva in en kundfordran betraktas det som en rörelsekostnad, vilket innebär att kostnaden är skattemässigt avdragsgill och minskar ditt resultat. Detsamma gäller om ditt företag mottar ett inkassokrav och betalar en inkassoavgift på en leverantörsskuld, förutsatt att skulden är kopplad till verksamheten.  

‍

Inkasso och kundrelationer – en balansfråga

Det är naturligt att du vill behålla goda kundrelationer. Samtidigt behöver du skydda din verksamhet. Erfarenheten visar att tydlighet och konsekvens i regel stärker relationen snarare än tvärtom.

När du hanterar sena betalningar professionellt och sakligt uppfattas det som affärsmässigt – inte aggressivt. Problem uppstår oftare när processen är otydlig eller när kunder behandlas olika. En korrekt inkassoprocess är därför en strukturerad del av din affär.  

Läs mer om hur vår inkassoprocess fungerar här.

‍

Vi hjälper dig att ha koll på inkassoavgifterna

På Inkasso Marginalen hjälper vi dig att hantera inkassoavgifter och kravprocessen på ett korrekt, professionellt och affärsmässigt sätt. Vi säkerställer att inkassokravet uppfyller alla lagkrav, att rätt avgifter tas ut enligt gällande regelverk och att processen följer god inkassosed.

Genom att låta oss ta hand om dina inkassoärenden minskar du risken för formella fel, ogiltiga avgifter och onödiga tvister. Samtidigt får du en strukturerad och effektiv hantering som stärker ditt kassaflöde utan att i onödan belasta kundrelationen.

Vi ser till att din inkassoavgift tas ut på rätt sätt, vid rätt tillfälle och med full juridisk trygghet. Kontakta oss så berättar vi mer!