När kan jag ta ut en påminnelseavgift?

Så ger du påminnelseavgift om du inte får betalt

Om din kund inte betalar fakturan i tid kan nästa steg vara att skicka en betalningspåminnelse. I samband med det kan du ta ut en påminnelseavgift, men bara om vissa villkor är uppfyllda.

Påminnelseavgiften får enligt lag vara max 60 kronor per faktura för privatpersoner och du måste ha avtalat om avgiften i förväg.  

Här går vi igenom allt om vad en påminnelseavgift är och hur du hanterar den på ett korrekt sätt för att bevara dina kundrelationer.  

‍

Vad är en påminnelseavgift?

En påminnelseavgift är en avgift som du som företagare kan ta ut när en kund inte har betalat sin faktura i tid och du skickar en betalningspåminnelse. Avgiften är tänkt att täcka de administrativa kostnader som uppstår när du behöver följa upp en obetald faktura, till exempel arbetet med att identifiera försenade betalningar, utskick av påminnelser och hantering av kunddialog kring skulden.

Den kompenserar alltså dig för det extra arbete som uppstår vid sena betalningar, men fungerar också som en tydlig signal till kunden om att fakturan har passerat förfallodatum och behöver betalas. Många gånger är betalningspåminnelsen det första steget i en kravprocess där målet är att få fakturan reglerad så snabbt och smidigt som möjligt.

OBS! Det är viktigt att förstå skillnaden mellan faktura, betalningspåminnelse och inkasso. Fakturan är den ursprungliga betalningsbegäran som skickas till kunden med ett angivet förfallodatum. Om fakturan inte betalas i tid kan du välja att skicka en betalningspåminnelse, där du påminner kunden om skulden och eventuellt lägger till en påminnelseavgift. Om betalning fortfarande uteblir kan ärendet i nästa steg gå vidare till inkasso, vilket innebär en mer formell kravprocess enligt inkassolagen.  

Hur hög får påminnelseavgiften vara?

I Sverige är påminnelseavgiften reglerad i lag och får vara högst 60 kronor per faktura. Det innebär att du som företag inte kan sätta en högre avgift, även om det skulle stå i dina egna villkor. Beloppet är fastställt i lagen om ersättning för inkassokostnader och gäller oavsett bransch.

Syftet med lagstiftningen är att skapa tydliga och rimliga regler för vilka kostnader som får tas ut när en skuld inte betalas i tid. Lagen anger vilka avgifter som får tas ut i olika steg av kravprocessen, exempelvis vid betalningspåminnelse eller inkassokrav. På så sätt skyddas både företag och kunder från oskäliga avgifter samtidigt som fordringsägaren får ersättning för de administrativa kostnader som uppstår.

‍

När har du rätt att ta ut en påminnelseavgift?

För att du ska ha rätt att ta ut en påminnelseavgift krävs att avgiften har avtalats i förväg. Det innebär att din kund måste ha fått information om avgiften innan köpet eller affären genomfördes. Om villkoret inte finns med i avtalet eller i dina betalningsvillkor kan du normalt sett inte lägga till avgiften i efterhand när du skickar en betalningspåminnelse.

I praktiken innebär det att avgiften bör framgå tydligt i dina villkor. Vanligtvis gör du detta genom att ange informationen direkt på fakturan eller i de allmänna betalningsvillkor som kunden godkänner vid köpet. Formuleringar som exempelvis “Vid försenad betalning debiteras påminnelseavgift enligt lag” gör det tydligt vad som gäller om fakturan inte betalas i tid. När villkoren är tydliga från början minskar också risken för missförstånd eller tvister längre fram i kravprocessen.

Reglerna gäller både när du säljer till konsumenter och när du gör affärer mellan företag. Den stora skillnaden är ofta hur avtalet uppstår. Vid konsumentköp behöver villkoren vara särskilt tydliga och tillgängliga innan köpet genomförs. I affärer mellan företag är det vanligare att betalningsvillkoren framgår i offert, avtal eller fakturavillkor. Oavsett kundtyp är grundprincipen densamma: påminnelseavgiften måste vara känd och accepterad i förväg för att du ska ha rätt att ta ut den.

‍

Så skickar du en betalningspåminnelse på korrekt sätt

För att ta ut en påminnelseavgift behöver du skicka en betalningspåminnelse. Den ska vara tydlig och det är viktigt att den innehåller rätt information och skickas vid rätt tidpunkt. En välformulerad påminnelse ökar chansen att kunden betalar snabbt och minskar risken för missförstånd.

En betalningspåminnelse bör tydligt visa vilken faktura det gäller och vad kunden behöver göra. Det är viktigt att ange fakturanummer, ursprungligt fakturabelopp, förfallodatum samt påminnelseavgift och ränta som tillkommit. Påminnelsen bör också innehålla ett nytt sista betalningsdatum samt tydliga betalningsuppgifter så att kunden enkelt kan reglera skulden.

När det gäller tidpunkten finns det inga exakta lagkrav på när en betalningspåminnelse måste skickas, men många väljer att skicka den några dagar efter att fakturans förfallodatum har passerat.  

Läs mer om vår tjänst för betalningspåminnelser här.

‍

Vad händer efter en betalningspåminnelse?

Om fakturan fortfarande inte betalas efter att du har skickat en betalningspåminnelse med påminnelseavgift behöver du ta ställning till nästa steg i kravprocessen.  

Nästa steg är ofta att skicka ärendet till inkasso. Då övergår fordran från en intern uppföljning till en mer formell kravprocess enligt inkassolagen. Ett inkassokrav innebär att gäldenären får ett tydligt besked om att skulden fortfarande är obetald och att ärendet kan gå vidare till rättsliga åtgärder om betalning uteblir. I vissa fall kan det även bli aktuellt att ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogden om skulden inte regleras.

‍

Skillnad på påminnelseavgift och inkassoavgift

Förutom påminnelseavgift finns även inkassoavgift som blir aktuellt när skulden gått vidare till inkasso.  

Påminnelseavgiften tas ut i samband med betalningspåminnelsen. Om ärendet senare går vidare till inkasso kan istället en inkassoavgift tillkomma för gäldenären. Detta är en separat avgift som tas ut i samband med inkassokravet. Avgifterna hör alltså till olika steg i kravprocessen och får inte tas ut för samma åtgärd.

Så kan Inkasso Marginalen hjälpa dig med påminnelseavgiften

Att hantera sena betalningar tar tid och kräver att processen följer gällande lagar och regler.  

På Inkasso Marginalen hjälper vi dig att hantera hela kravprocessen på ett korrekt och affärsmässigt sätt. Vi ser till att påminnelser och avgifter hanteras enligt gällande regelverk, så att du undviker formella fel och onödiga tvister. Samtidigt säkerställer vi att kommunikationen med dina kunder är tydlig och professionell för att bevara en god kundrelation.

När du låter oss ta hand om processen kan du få stöd i allt från betalningspåminnelser och påminnelseavgifter till inkasso och eventuell vidare hantering. Det innebär att du får en effektiv och trygg hantering av dina kundfordringar, samtidigt som du kan fokusera på din kärnverksamhet.

‍

Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi kan hjälpa ditt företag att hantera påminnelseavgifter och förfallna fakturor på ett bra sätt.  

Vanliga frågor och svar om påminnelseavgift

‍

Vad säger lagen om påminnelseavgifter?

Enligt lagen om ersättning för inkassokostnader får en påminnelseavgift uppgå till högst 60 kronor per faktura. Avgiften kan tas ut när du skickar en betalningspåminnelse efter att fakturans förfallodatum har passerat.  

‍

Kan mitt företag lägga på en påminnelseavgift eller är det bara inkassobolag som kan göra det?

Ja, ditt företag kan själv ta ut en påminnelseavgift när du skickar en betalningspåminnelse till en kund. Det är alltså inte bara inkassobolag som har rätt att ta ut avgiften. Många företag hanterar detta själva i sin kravprocess innan ett ärende eventuellt går vidare till inkasso. Det viktiga är att avgiften följer lagens regler och att kunden har informerats om den i förväg.

‍

Måste jag skicka en betalningspåminnelse innan inkasso?

Nej, enligt lag finns inget krav på att du måste skicka en betalningspåminnelse innan du går vidare till inkasso. Däremot väljer många företag att göra det eftersom det ofta ökar chansen att få betalt snabbt. En påminnelse kan också bidra till en smidigare kunddialog. I många fall räcker det för att kunden ska betala utan att ärendet behöver gå vidare.

‍

Behöver påminnelseavgifter nämnas i betalningsvillkor?

Ja, för att du ska kunna ta ut en påminnelseavgift måste den framgå i dina betalningsvillkor eller i avtalet med kunden. Ofta anges detta direkt på fakturan eller i företagets allmänna villkor. Kunden ska ha haft möjlighet att ta del av informationen innan köpet genomfördes. Om avgiften inte har kommunicerats i förväg har du normalt sett inte rätt att lägga till den i efterhand.

‍

Hur lång tid bör jag ge kunden att betala efter en påminnelse?

Det finns ingen exakt lagstadgad tidsfrist, men vanligtvis ger företag mellan 5 och 10 dagar efter att påminnelsen har skickats. Det ger kunden rimlig tid att betala samtidigt som processen inte drar ut för länge. Viktigt är att sista betalningsdatum framgår tydligt i påminnelsen.

‍

Kan jag ta ut både dröjsmålsränta och påminnelseavgift?

Ja, det är möjligt att ta ut både dröjsmålsränta och påminnelseavgift vid sen betalning. Dröjsmålsräntan börjar normalt löpa från fakturans förfallodatum enligt räntelagen eller enligt avtalade villkor. Påminnelseavgiften tas ut i samband med att en betalningspåminnelse skickas. De är alltså två olika typer av kostnader i kravprocessen.

Hur många betalningspåminnelser bör man skicka?

Det finns inget lagkrav på hur många påminnelser du måste skicka. Många företag skickar en eller två påminnelser innan ärendet går vidare till inkasso. Det viktigaste är att ha tydliga och konsekventa rutiner i din kravhantering.

‍

Kan man ta ut flera påminnelseavgifter för samma faktura?

Nej, normalt sett får du bara ta ut en påminnelseavgift per faktura. Även om du skickar fler än en påminnelse är det inte tillåtet att lägga till flera avgifter. Det beror på att lagen endast ersätter kostnaden för själva påminnelseåtgärden.

‍

Gäller samma regler för företag och privatpersoner?

Ja, maxbeloppet för påminnelseavgiften är detsamma oavsett om kunden är ett företag eller en konsument. Däremot kan avtalsförhållandet se olika ut beroende på kundtyp. Vid konsumentköp är det särskilt viktigt att villkoren är tydliga innan köpet genomförs.

Det kan även vara bra att veta att vissa myndigheter, exempelvis CSN, har rätt att ta ut en högre påminnelseavgift än andra företag.